Privacy beleid

Elka Pieterman B.V.B.A. (hierna ‘Elka Pieterman’) respecteert uw privacy en gaat zorgvuldig om met uw persoonlijke gegevens. Hoe we dit doen? Dat leggen we hieronder graag verder uit. Lees onze privacyverklaring aandachtig door zodat u weet hoe wij persoonsgegevens verkrijgen en gebruiken. Heeft u na het lezen van deze pagina nog vragen, laat het ons dan weten via onze Customer Service, bel 03/326 32 40 of mail naar sales@elkapieterman.be.

1. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Elka Pieterman verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze gegevens zelf aan ons heeft verstrekt. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

• Voor- en achternaam,
• Geslacht,
• Geboortedatum,
• Functie,
• Adresgegevens,
• Telefoonnummer, mobiel nummer, fax nummer,
• E-mail adres.

2. Welke bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verzamelen geen bijzondere persoonsgegevens, zoals bijvoorbeeld Rijksregisternummer, godsdienst, levensovertuiging, ras, politieke voorkeur, gezondheid, seksuele leven, vakbond lidmaatschap, strafrechtelijk verleden en dergelijke. Elka Pieterman heeft ook niet de intentie om gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Ook sollicitanten vragen wij niet om deze bijzondere persoonsgegevens aan ons te verstrekken.

3. Met welk doel en op basis van welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?

Elka Pieterman verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Voor het aanmaken van een klant account, zodat we uw bestelling kunnen verzenden, uw factuur kunnen versturen en uw betaling kunnen verwerken.
• Zodat we u met de juiste gegevens kunnen aanspreken en uitsluitend informeren over producten/diensten die voor u interessant kunnen zijn.
• Om contact met u op te kunnen nemen voor het beantwoorden van vragen.
• Voor het via e-mail informeren over nieuws, aanbiedingen en acties.
• Voor het op een correcte manier afhandelen van sollicitatieprocedures.
• We verwerken ook persoonsgegevens indien we hier wettelijk toe verplicht zijn, bijvoorbeeld als we deze nodig hebben voor onze belastingaangifte.

4. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Elka Pieterman bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Hieronder leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, en wat de bewaartermijn van de gegevens is.

4.1 Klant account

Indien u het klant registratieformulier op onze website invult, wordt u gevraagd om allerlei gegevens aan ons te verstrekken. De gegevens van een klant account bewaren we zo lang u uw toestemming niet intrekt. Wanneer u aangeeft het aangemaakte account te willen opheffen, worden de volgende persoonsgegevens uiterlijk binnen 4 weken verwijderd: persoonlijke e-mail adressen, voorletters, achternamen, geslacht, geboortedata, en functies. De algemene bedrijfsgegevens, transactiegegevens en bestelhistorie worden door ons gedurende 7 jaar bewaard voor de Belastingdienst. Heeft u een eenmanszaak? Dan zullen wij ook naam, adresgegevens, algemene e-mail adressen, telefoonnummers, faxnummers en bedrijfswebsite(s) verwijderen. Uw klant account gegevens zijn inzichtelijk voor onze afdelingen IT, Verkoop en Marketing.

4.2 Aanvraag informatie

Indien u het informatie aanvraagformulier op onze website invult, worden de volgende verplichte gegevens gevraagd: bedrijfsnaam, plaats, e-mail adres, achternaam en geslacht. Deze gegevens gebruiken wij om uw vraag op een correcte manier te kunnen beantwoorden.

Uw aanvraag wordt doorgestuurd naar de betreffende afdeling die verantwoordelijk is voor de opvolging. Dit zijn medewerkers op de afdelingen IT, Verkoop en Marketing. De gegevens worden opgeslagen in de database van Netivity forms en uiterlijk binnen 4 weken verwijderd.

4.3 E-mail updates

Als klant kunt u zich aanmelden voor onze updates via e-mail. Wij informeren geïnteresseerden over onze producten, diensten en aanbiedingen. Voor het inschrijven voor onze e-mailings gebruiken wij een opt-in. Dat houdt in dat we uw e-mailadres alleen toevoegen indien u hier expliciet toestemming voor heeft gegeven.

De enige informatie die u verplicht bent in te voeren bij registratie voor de e-mail updates is uw e-mailadres. Wij streven ernaar onze nieuwsbrieven persoonlijk te maken, zodat de informatie die u ontvangt goed aansluit bij uw interesses. Om die reden kunt u zelf uw profiel aanvullen of wijzigen. Afhankelijk van de gegevens die u met ons deelt, slaan we deze op in onze mailingsoftware Mailplus van Spotler. De onderstaande persoonsgegevens kunnen worden geregistreerd:

• E-mail adres,
• Voor- en achternaam,
• Geslacht,
• Geboortedatum,
• Mobiel nummer,
• Functie,

Uw bedrijfsgegevens, zoals naam, adresgegevens, telefoonnummers, faxnummer, website(s), omzetgegevens en interessegebieden worden ook gekoppeld aan uw profiel, zodat we u gerichte aanbiedingen kunnen sturen. De informatie wordt bewaard zo lang u aangemeld blijft en kan worden ingezien door de afdelingen IT- en Marketing van Elka Pieterman.

Iedere nieuwsbrief bevat een link waarmee u uzelf kunt uitschrijven. Afmelden kan ook door een e-mail te sturen aan onze Marketing afdeling. Na de uitschrijving voor de nieuwsbrief verwijderen wij alle gegevens die rondom uw e-mailadres zijn verzameld in het e-mailingprogramma.

4.4 Sollicitaties

Indien u het sollicitatieformulier op onze website invult, wordt u gevraagd om allerlei persoonsgegevens aan ons te vertrekken, inclusief een motivatiebrief en cv. Daarnaast kan een video-sollicitatie of assessment ook deel uitmaken van de procedure. Al deze informatie gebruiken wij om een goed beeld te vormen van de kandidaat. Uw gegevens worden in eerste instantie alleen gebruikt door onze HR afdeling. Indien u voor een gesprek wordt uitgenodigd zullen ook de medewerkers die de gesprekken met u voeren inzage krijgen.

Nadat de sollicitatieprocedure is afgerond zullen we uw gegevens binnen binnen 4 weken verwijderen. In sommige gevallen kan het zijn dat we uw gegevens toch langer (tot max. 1 jaar) willen bewaren voor toekomstige vacatures. Als dat zo is zullen we altijd schriftelijk contact opnemen om uw toestemming daarvoor te vragen. Als kandidaat heeft u recht op inzage, correctie en verwijdering van de gearchiveerde gegevens. Stuur hiervoor een mail naar sollicitaties@elkapieterman.be.

5. Delen van persoonsgegevens met derden

Elka Pieterman verkoopt uw gegevens niet aan derden en zal deze uitsluitend verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met uw bedrijf of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Elka Pieterman blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. In geval van een vermoeden van fraude of misbruik kunnen wij persoonsgegevens aan de bevoegde autoriteiten overhandigen.

6. Cookies

Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan onze website wordt opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of smartphone. Dit bestand houdt de sporen bij van de bezochte internetsite en bevat een aantal gegevens over dit bezoek.

Elka Pieterman gebruikt functionele, analytische en tracking cookies met een puur technische functionaliteit. Zij zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen onthouden worden. Wij gebruiken cookies om u een betere ervaring te geven en om uw toegang bij volgende bezoeken te vergemakkelijken. Ze helpen ons om het surfgedrag en gebruik van onze site beter te begrijpen, zodat we deze kunnen optimaliseren. Bij uw eerste bezoek aan onze website hebben we u al geïnformeerd over deze cookies en hebben we uw toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan.

U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Houd er wel rekening mee dat het mogelijk is dat onze website dan niet meer optimaal werkt. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

7. Google Analytics

Op de website van Elka Pieterman gebruiken wij Google Analytics om de werking van de site te kunnen analyseren en om het rendement van verkeersbronnen te kunnen meten. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. Hier hebben wij geen invloed op. Wij hebben Google niet toegestaan de verkregen analytische informatie te gebruiken voor andere Google diensten. De informatie die Google verzamelt wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd. Uw IP-adres wordt nadrukkelijk niet meegegeven.

8. Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

8.1 Recht op informatie, recht op verbetering en verwijdering

heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Elka Pieterman en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid.

Dit betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens waarover wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar privacy@elkapieterman.be.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, kaartnr. & hologram zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. Wij reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen 2 weken, op uw verzoek.

8.3 Klacht over gebruik persoonsgegevens

Indien u vindt dat onze site niet in overeenstemming is met ons privacy verklaring, neem dan contact met ons op via onze Customer Service. Wij willen u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Gegevensbeschermingsautoriteit (GVA). Dit kan via deze link.

9. Hoe beveiligen wij uw gegevens?

Elka Pieterman neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u het idee heeft dat uw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze Customer Service of via sales@elkapieterman.be. U kunt de verantwoordelijke voor de beveiliging van gegevens ook rechtstreeks bereiken via privacy@elkapieterman.be.

10. Nieuwe doeleinden

Elka Pieterman kan uw informatie gebruiken voor nieuwe doeleinden die nog niet voorzien zijn in onze huidige privacy verklaring. In dat geval, zullen wij contact met u opnemen om u op de hoogte te stellen van de wijzigingen aan ons reglement voor de bescherming van persoonsgegevens en om u de kans te bieden uw deelname te weigeren.

11. Meer weten?

Voor alle aanvullende informatie over de bescherming van persoonsgegevens kunt u terecht op de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit (GVA).